USB-Stick Salat? Die Lösung: Eine „One Source“-Dateien Ordnung (Guide)

Na, wer kennt’s? Man hat drölfzig USB Sticks herumfliegen und auf allen sind irgendwelche Scans, Dokumente, Bilder, Musik, etc. Vieles hat man mehrfach, aber nix so wirklich an dem Ort, wo es hingehört. Vielleicht hat man auf dem Desktop, oder im „Meine Dateien“ Ordner schon eine tolle Organisations-Struktur angelegt, weil man mal den guten Willen hatte, alles gut zu sortieren und immer gut auffindbar abzuspeichern (meist passierte dies beim Einrichten des jeweiligen Computers und klappte dann auch…die ersten paar Wochen oder vielleicht sogar Monate). Nein, ich habe keine Spy-Attacke auf euren Computer gefahren, aber aus vielen Gesprächen weiß ich, dass es mir mit diesen Dingen nicht alleine so geht. Und jeder denkt „ich müsste mal Ordnung machen“ aber man schiebt es vor sich her und das Chaos wird größer und die Zeit, die es bräuchte es zu ordnen, wird länger und die Lust immer kleiner…ein Teufelskreis.

„One Source“ Dateien Ordnung

Kürzlich hat es mich gepackt und ich habe mir endlich eine neue externe Festplatte gekauft. Es dauerte nochmal zwei Wochen, aber dann war es soweit. Mein innerer Schweinehund saß beleidigt in der Ecke und ich verbrachte geschlagene 7 Stunden damit, alle meine Dateien der letzten 8 Jahre zu ordnen, zu verschieben, abzuspeichern und zu löschen. Im Vorfeld hatte ich mich ein wenig schlau gemacht, wie man das am Besten angehen könnte, worauf man achten sollte und was es für Möglichkeiten gibt. Meinen Weg, der am Besten für mich passt, fand ich aber erst während ich dabei war und das möchte ich nun mit euch teilen. Ich nenne ihn die „One Source“ Dateien Ordnung.

Step 1: Source Control

Wo sind eure Dateien jetzt? USB Sticks? In einer Cloud (oder sogar mehreren)? Auf alten Festplatten? Alten Handys, alten PCs und Laptops? Speicherkarten, CDs… Sucht euch alle zusammen. Und entscheidet euch (erstmal) für EINE Sammelstelle. Hier würde ich als „One Source“ eine externe Festplatte empfehlen (etwas oldschool, aber das fühlte sich für mich irgendwie sicher und richtig an) aber es kann natürlich auch direkt in einer Cloud eures Vertrauens sein. Bei mir hat eine mit einem Terabyte Speicherplatz gereicht, aber je nachdem wie viele Dateien ihr habt (viele Videos, Filme, hochauflösende Bilder etc.) könntet ihr auch eine Größere nehmen.

Step 2: Struktur, Baby

Nun legt euch eine vorläufige grobe Struktur auf eurem One Source-Datenträger an. Macht euch keine Illusion, diese Struktur wird ziemlich wachsen, also denkt erstmal ganz basic. Fotos, Dokumente, Musik, Filme…sowas in der Art. Ganz vorne sollte es sehr allgemein sein. In diesen Ordnern könnt ihr nun Unterordner anlegen oder erstmal schauen, was eure Dateien so hergeben. Aus Erfahrung kann ich sagen, dass das meistens ein Selbstläufer wird.

Step 3: Daten Migration

Nun müsst ihr irgendwo anfangen. Ich war ob der schieren Masse so überwältigt, dass ich einfach den erstbesten USB Stick in den Slot geschoben habe und angefangen habe, Dateien in die von mir angelegten Ordner auf der One Source-Festplatte geschoben habe. Erst habe ich die Daten rüber kopiert, nachgeschaut ob es geklappt hat und habe sie dann erst vom Ursprungs-Datenträger gelöscht. Das war mir irgendwann zu umständlich und ich habe sie direkt „ausgeschnitten“. Das ist etwas risky, weil bei der Übertragung auch einfach mal etwas schief gehen kann und Daten können verloren gehen oder man verliert den Überblick und überträgt Daten doppelt oder gar nicht. Da liegt es an euch wie riskant ihr da vorgehen wollt.

Step 4: Aussortieren

Natürlich kann man sich hier nicht jedes Bild und jede Datei ganz genau anschauen. Aber während der Wartezeiten (und ja, die gibt es genug) kann man sich schon mal die nächste Gruppe Dateien anschauen und gucken, ob man diese wirklich noch braucht. Ich habe zum Beispiel all die Übungs-PSD-Dateien der Weiterbildung gelöscht (ja ok, ein paar ganz Schöne habe ich behalten), Scans der Mietverträge aus meiner Maastrichtzeit, Screenshots, von denen ich mal dachte ich könnte sie gebrauchen (hab ich nie) usw. Glaubt mir, löschen macht frei. Es ist wie Ballast abwerfen.

Fragt euch einfach „Hab ich es seit dem Speicherzeitpunkt nochmal angeschaut?!“ „Habe ich es ggf. noch in Papierform?“ „In welchem Szenario würde ich jemals nach diesem Dokument gefragt werden?“ „Was würde mich dazu bewegen, nach diesem Dokument zu suchen?“ Wenn ihr diese Fragen mit „Nein!“,“Ja!“, „Keins!“ oder „Nichts!“ beantworten könnt, dann weg damit!

Step 5: Haltet durch!

Wenn es euch so geht wie mir, dann werdet ihr irgendwann keine Lust mehr haben und der kleine Teufel auf eurer Schulter wird euch zuflüstern „ach, pack das jetzt eben in die One Source rein, das bröselst du später auseinander…“. Newsflash: Wirst du nicht. Es wird erstmal eine ziemlich lange Zeit da so liegen bleiben, denn nach diesem Aufwand jetzt werdet ihr erstmal keinen Bock mehr auf Daten-Hygiene haben. Ganz sicher. Also beißt die Zähne zusammen und zieht es durch. Macht euch noch nen Tee, holt euch etwas zu Essen, schaut eine Folge deiner Lieblingsserie nebenher (die kennt ihr doch eh schon alle, die kann auch nebenher laufen) und zieht es einfach durch. Es wird sich am Ende sehr gut anfühlen, versprochen!

Step 6: Fertig! Oder doch nicht…?

Fertig? Ihr habt alle Dateien in eine „One Source“ geschoben? Wow, herzlichen Glückwunsch, das ist wirklich eine Meisterleistung. Aber wir sind noch nicht ganz am Ende. Jetzt stellt euch mal vor, mit eurem One Source Datenträger passiert etwas. Es brennt, sie hängt sich selber auf, fällt runter, explodiert, geht verloren…whatever. Ziemlich blöder Gedanke, oder? Also sollten wir nun deine Daten sichern. Ihr könnt zum Beispiel die komplette Festplatte nochmal auf eine andere kopieren und diese an einem anderen Ort aufbewahren. Oder ihr speichert die Inhalte zusätzlich nochmal in einer Cloud, da gibt es mittlerweile tolle Angebote für viel Speicherplatz, einfach mal suchen, was euren Ansprüchen gerecht wird.

Aber was, wenn die Festplatte geklaut wird? Oder es haben Leute Zugang darauf, die dies vielleicht nicht sollen. Man kann eine externe Festplatte auch verschlüsseln. Auch hierfür gibt es tolle Anleitungen online, einfach mal schauen was zu euch passt. Ihr könnt die ganze Festplatte verschlüsseln oder nur einzelne Dateien. Auch kann man die Sicherheitskopie der Festplatte verschlüsseln, falls man sie bei Freunden bunkert.

Step 7: Dranbleiben

So, jetzt seit ihr erstmal fertig. Schaut euch eure Ordnung an. Ist die nicht toll? Fühlt sich gut an, oder? So soll es nun natürlich bleiben, denn schließlich willst du nicht immer einen so großen Aufwand betreiben um Ordnung zu haben (und mal ehrlich, wer hat dafür schon Zeit?). Meine persönliche Lösung hierfür: Ich habe einen Ordner namens „Aktuell“, mit einer ähnlichen groben Struktur wie auf meiner externen Festplatte. Deren Inhalte sortiere ich einmal im Quartal in die jeweiligen Ordner auf der Speicherfestplatte ein (entweder ganz mit Jahres- und Quartalzahl oder „einzeln“ in die jeweiligen Ordner). Das geht schnell, braucht nicht viel Zeit und ich kann es machen, wenn ich die Festplatte eh grad angeschlossen habe, weil ich etwas von ihr brauche. Wichtig: Vergesst hierbei eure Sicherheitkopie nicht, die soll ja auch aktuell bleiben. Und natürlich: Seid realistisch in eurer Zielsetzung, wenn ihr euch nun vornehmt, das jede Woche oder täglich zu tun, dann verliert ihr ganz schnell den Faden und aus ist es mit der Ordnung. Schreibt euch in euren Jahreskalender, wann die letzte Sicherung war und auch, wann ihr die nächste plant. So behaltet ihr den Überblick.

So. Und wenn es bei euch so gut geklappt hat wie bei mir, dann habt ihr jetzt eine tolle Ordnung und könnt ganz strukturiert eure Sachen ganz schnell finden. Und habt wahrscheinlich auch plötzlich ziemlich viele leere USB Sticks.

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